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Beratungsqualität & Kanzleimanagement mit Brief & Siegel

Als einer der ersten Steuerberatungskanzleien in der Region wurde Melzer & Kollegen das Qualitätssiegel des Deutschen Steuerberaterverbandes verliehen.

Die Messlatte zur Erfüllung der Kriterien für diese offizielle Bestätigung höchster Kanzlei-Standards liegt sehr hoch. Deutschlandweit wurde dieses Siegel bislang nur an 260 von ca. 40.000 Kanzleien vergeben.

In Vorbereitung auf das Audit hat die Kanzlei deshalb bereits vor zwei Jahren ein Qualitätsmanagement - System (QMS) eingeführt und mittlerweile fest in den Arbeitsabläufen der Kanzlei verankert.

Boris Melzer und Jürgen Fahrner
 

Boris Melzer

 

Jürgen Fahrner

 
 
 

Dokumentenmanagement-System

Seit September 2013 gibt es bei Melzer & Kollegen ein QMS, das sämtliche Abläufe innerhalb der Kanzlei und Kundenspezifika hinterlegt hat. Seit September 2014 wird es ergänzt durch ein umfassendes Dokumentenmanagement-System (DMS). Was bedeutet dies genau?

  • Alle Posteingänge (Briefe, E-Mails, Faxe, Unterlagen etc.) werden vorsortiert, digitalisiert und einem Ansprechpartner zugeordnet, seit Sept. 2014 waren das z.B. 254000 Dokumente.
  • Jedes Dokument erhält einen Status, der von allen einsehbar ist.
  • Alle Dokumente sind revisionssicher, d.h. Veränderungen sind nachvollziehbar.
  • Durch eine Volltextsuche lassen sich sämtliche Dokumente schnell und unkompliziert durchsuchen.
  • Volle Anbindung von Außenstellen und Home-Offices.
  • Alle Daten werden mehrfach gesichert (intern wie extern).
  • Das DMS ist unabhängig vom Netzanbieter und somit gesichert gegen Netzausfall.

Grundlage des Systems sind die wesentlichen Elemente der DIN ISO 9001:2008 zu Prozessabläufen sowie ein von der Bundessteuerberaterkammer, dem Steuerberaterverband und der DATEV herausgegebenes Handbuch.
Im Zuge des mehrtägigen Audits durch die DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen) wurde im Oktober 2015 die Einhaltung der kanzleiweit geltenden Prozesse anhand von Arbeitsproben durchleuchtet.

Vorausgegangen war eine Prüfung des digitalen Kanzleihandbuchs in dem die Kanzlei alle Arbeitsprozesse detailliert dargestellt hat, sowie ein internes Audit durch die DATEV im Juli 2015.
Auch wurde die gesamte Kanzleiorganisation, die systematische Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter/-innen sowie der Bereich des Datenschutzes und der Datensicherheit auf die Einhaltung der höchsten Qualitätsstandards hin überprüft.
Das im Jahr 2013 begonnene QM-Projekt hatte zum Ziel, die bereits seit Jahren vorhandenen Routinen und die Erfahrung der gesamten Kanzlei aus nahezu 40 Jahren Steuerberatung an zentraler Stelle zu sammeln und systematisch darzustellen.

Zu Beginn stand die schlichte, aber entscheidende Frage: Was macht eigentlich jeder Einzelne in der Kanzlei und vor allem wie macht er es?

Gemeinsam mit Karin Himmelsbach, die als QM-Beauftragte die zentrale Steuerung des Projektes übernahm, wurden zunächst für die einzelnen Leistungsbereiche der Kanzlei Prozessverantwortliche identifiziert. Diese machten sich zu Beginn des Projektes mit ihren Teams gemeinsam an die Arbeit, jeden einzelnen Prozess, jeden Ablauf und vor allem jedes individuelle Kundenspezifikum zu sammeln und an zentraler Stelle zu hinterlegen. Und so wurde das „weiße Blatt“, wie Karin Himmelsbach die Software ProCheck von DATEV umschreibt, nach und nach mit Informationen gefüllt: Spezifika zu jedem einzelnen Mandanten, aber auch zur Kanzlei (Grundsätze, Ziele, Struktur, Verantwortlichkeiten, Datenschutz und, und, und). Sämtliche Abläufe sind genau definiert und können bei Bedarf in Checklisten umgewandelt werden. Besonderheiten zu einzelnen Mandanten sind hinterlegt, sodass selbst bei kurzfristiger Krankheit des zuständigen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin eine gleichbleibende Qualität der Betreuung sichergestellt ist.

Das System erleichtert auch neuen Mitarbeitern/ -innen den Einstieg in die Kanzlei. Sie können dank der transparenten  Abläufe und klaren Vorgaben schon vor ihrem ersten Arbeitstag bestens eingearbeitet werden. Das gesamte methodische Wissen der Kanzlei ist durch das QMS gesichert und konserviert. Neue Entwicklungen und Gesetzesänderungen werden zentral eingepflegt und sind somit jederzeit und für jeden Mitarbeiter verfügbar.

Die Kanzlei hat dadurch auch einen großen Schritt gegen den drohenden Fachkräftemangel getan. Und für Mandanten bedeutet dies beste Beratungsqualität, höchste Arbeitsqualität aller Mitarbeiter/-innen und effiziente Abläufe in der gesamten Kanzlei.

 

Das Qualitätssiegel, verliehen am 29. Oktober 2015.

Zertifikat
 
 
 

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Zert. QM-Beauftragte
Telefon: 07821-9183-113
 

 
 
 
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